Un de nos clients, le Dr. X, a récemment fait l'acquisition de deux cabinets dentaires appartenant à ses anciens collègues praticiens. Si cette expansion semblait prometteuse, elle s'est rapidement accompagnée de défis majeurs. Le Dr. X se retrouve aujourd'hui avec 4 fauteuils vides et une seule assistante dans un cabinet vieillissant, sans identité claire ni culture d’entreprise forte.
Quels sont les challenges et les étapes pour recréer un cabinet performant et moderne ?
1. Challenge 1 : Redéfinir l’identité et la culture du cabinet
Le premier défi pour le Dr. X était de redonner une nouvelle identité à ce cabinet, qui fonctionnait auparavant avec des structures et des méthodes très différentes. Le cabinet n'avait pas de vision commune, ni de culture d’équipe forte, ce qui a créé une incohérence dans la qualité des soins et l'expérience patient.
Étape 1 : Redéfinir la vision et les valeurs du cabinet
Nous avons travaillé avec le Dr. X pour redéfinir les valeurs de son cabinet et la mission de l'équipe. L’objectif était de créer une culture d'entreprise moderne, orientée vers l’excellence des soins, la satisfaction des patients et l'innovation. Nous avons organisé une série d'ateliers pour impliquer l'assistante et les nouveaux collaborateurs dans ce processus de redéfinition, afin que tout le monde se sente engagé et aligné sur une vision commune.
Exemple : Le Dr. X a défini des valeurs de bienveillance, de rigueur et d’innovation, qui ont servi de base à toutes les décisions futures, tant dans le recrutement que dans les soins prodigués aux patients.
2. Challenge 2 : Recruter et former une nouvelle équipe
Avec seulement une assistante à sa disposition pour gérer un cabinet doté de 4 fauteuils, le Dr. X devait rapidement recruter une nouvelle équipe compétente pour prendre en charge les patients, tout en assurant une montée en compétences rapide pour optimiser les performances du cabinet.
Étape 2 : Recruter des talents et mettre en place un onboarding efficace
Nous avons aidé le Dr. X à définir des profils clairs pour chaque poste (dentistes collaborateurs, secrétaires, assistantes), et à utiliser les bons canaux de recrutement pour attirer les talents adaptés à son cabinet. Une fois les membres de l'équipe recrutés, nous avons mis en place un processus d'onboarding structuré, incluant une formation aux protocoles internes, aux outils technologiques et à l'expérience patient spécifique du cabinet.
Exemple : L'intégration d'un nouveau dentiste collaborateur et de deux assistantes supplémentaires a permis au Dr. X de gérer la charge de travail sur les 4 fauteuils et de doubler la capacité d'accueil du cabinet en moins de 6 mois.
3. Challenge 3 : Moderniser le cabinet
Le cabinet acheté par le Dr. X était vieillissant, tant dans ses équipements que dans ses méthodes de travail. Pour attirer une nouvelle patientèle et fidéliser les patients existants, il fallait absolument moderniser l'infrastructure et les outils utilisés.
Étape 3 : Investir dans des équipements modernes et revoir l'organisation interne
Nous avons conseillé au Dr. X d’investir dans du matériel moderne (nouveaux fauteuils, outils de diagnostic numérique, etc.) et d'adopter des logiciels de gestion de cabinet dernier cri pour améliorer l'efficacité de l’équipe et la satisfaction des patients. En parallèle, nous avons restructuré l’organisation du cabinet, en optimisant la gestion des agendas et en automatisant certaines tâches administratives pour alléger la charge de travail de l’assistante.
Exemple : Grâce à ces investissements et à la réorganisation interne, le cabinet a amélioré de 25 % son taux d’occupation des fauteuils, tout en offrant une expérience patient plus fluide et plus moderne.
4. Challenge 4 : Optimiser la rentabilité et la gestion des patients
Le dernier défi pour le Dr. X était d'assurer la rentabilité du cabinet tout en améliorant la gestion de sa patientèle.
Étape 4 : Maximiser l'occupation des fauteuils et la rentabilité
Nous avons travaillé sur la gestion de l’agenda pour maximiser l’occupation des 4 fauteuils en proposant des créneaux horaires adaptés à la demande des patients. En parallèle, des formations ont été organisées pour l'équipe sur la manière de mieux présenter les plans de traitement et d'augmenter les taux d'acceptation des devis, notamment en utilisant des techniques de communication centrées sur le patient.
Exemple : Le Dr. X a vu son taux d’acceptation des devis passer de 40 % à 65 %, et son chiffre d’affaires a progressé de 30 % au cours des 12 mois suivants, grâce à une meilleure gestion des rendez-vous et des plans de traitement.
Conclusion
Grâce à ces étapes clés, le Dr. X a réussi à transformer un cabinet vieillissant en une structure moderne, efficace et rentable. En redéfinissant la culture du cabinet, en recrutant et en formant une nouvelle équipe, en modernisant les infrastructures et en optimisant les processus internes, le cabinet est désormais sur la voie d'une croissance durable. Chez GAD Consulting, nous accompagnons nos clients à chaque étape de ce processus pour garantir leur réussite.